ASSISTENTE ADMINISTRATIVO – EMPRESA CONCEITUADA – RIO DE JANEIRO – RJ
REQUERIMENTOS E INFORMAÇÕES DA VAGA:
Assistente Administrativo – Rio de Janeiro
Administrativo
Controle de faturas administrativas (tais como: aluguel, condomínio, telefonia, Correios, Cartório, Estacionamento, entre outras) e envio para pagamento
Controle das manutenções do escritório (iluminação, dutos de ar, dedetização, entre outras), ficar atento a necessidades de reparos e manutenções no escritório e providenciá-las sempre que preciso, assim como a dos estoques de material de escritório, material de limpeza e itens de copa;
Solicitação de serviços de portadores, cartório, Correios;
Controle dos Contratos da empresa (cuidando de todo o fluxo, da aprovação da minuta ao envio da via final ao fornecedor e arquivamento físico e digital dos mesmos na empresa);
Controle de arquivos físicos e digitais das licenças da companhia e dos processos regulatórios, assim como o controle de correspondência e envio de malotes;
Planejamento e emissão de Viagens através de Sistema da Agência e confecção de Relatório de despesas dos funcionários para reembolso;
Controle de procurações (aprovação de minutas, pegar assinaturas, reconhecer, controle das datas de vencimento.)e, também, realização do controle dos arquivos documentais da companhia, tais como: contrato social, atas de reuniões, documentos dos diretores, Inscrições, IPTU, entre outros;
Interface com TI
Comunicação
Atuando em parceria com as equipes de comunicação das sócias, concentra a demanda de Comunicação da empresa e estabelece interface com a Assessoria de Comunicação externa;
Operações/ Importação
Acompanhamento diário das operações da empresa, mantendo-se atualizada de todos os processos para atuar nos fins de semana de sobreaviso e na cobertura de férias da Coordenadora de Operações (entre os processos: operação de entrega, preparo de documentação utilizada nas entregas e transferências, controle das manutenções e da documentação das embarcações dedicadas, atualização do controle de estoque, contato com stakeholders, entre outros) e do processo completo de importação mensal da empresa até o desembaraço da carga. Fluxo de documentação necessária e seu envio, contato direto com despachantes, emissão de documentos (LIs, divisão de BLs, Dis), controle de deadlines. Quando cobrindo férias da coordenadora, torne-se responsável por todo processo de importação e nacionalização da carga. (Nota: sugiro colocar como um diferencial profissional com skills em importação);
Relatório Mensal de atracações à ANTAQ (SDP);
Relatório Semanal de Vendas à ANP;
Operações de descarregamento do navio: logística, preparo de documentos, levantamento de todas as necessidades para viabilizar as operações, entre outros.
Local de Trabalho: Rio de Janeiro
OBS: Posição possui escala/sobreaviso em dois sábados por mês.
CADASTRE O SEU CURRÍCULO:
Todas as vagas aqui publicadas como informamos em nossos termos de uso, são de COMPLETA RESPONSABILIDADE dos contratantes/anunciantes, O RIOVAGA RJ não entra em contato com nenhuma empresa para verificar a veracidade das informações fornecidas, a responsabilidade da verificação das informações e demais dúvidas das vagas é do candidato interessado.
Compartilhe essa vaga com um amigo do Whatsapp – Clicando Aqui!!